PENERAPAN ISO 9001 : 2008 DALAM RANGKA MENUNJANG PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS NASIONAL

Kegiatan Work Shop ISO 9001 : 2008 dalam rangka menunjang SPM – PT 2008 yang belum lama berselang dilaksanakan Universitas Nasional merupakan kegiatan dari serangkaian workshop dan pelatihan yang akan diselenggarakan secara berkesinambungan

Kegiatan Work Shop ISO 9001 : 2008 dalam rangka menunjang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM – PT) 2008 yang belum lama berselang dilaksanakan Universitas Nasional merupakan kegiatan dari serangkaian workshop dan pelatihan yang akan diselenggarakan secara berkesinambungan dalam upaya penerapan sistem manajemen mutu yang akan dilaksanakan bagi seluruh komponen pengambil kebijakan dan pelaksana kebijakan baik di tingkat Universitas, Akademi, Fakultas maupun unit-unit kerja yang ada di lingkungan Universitas dan Akademi-Akademi Nasional.

Mengawali serangkaian kegiatan work shop maupun pelatihan diikuti oleh Pimpinan Universitas, Akademi, Para Dekan/ Wakil Dekan/ Ketua Pasca/ Sekretaris Pasca/ Ka Badan/ KaBid/ Ka Biro/ Waka Biro/ KTU dan Para Ka UPM di lingkungan Universitas Nasional dan Akademi-Akademi Nasional secara keseluruhan berdasarkan absensi kehadiran di hadiri 157 Peserta dari yang seharusnya 180 Peserta atau sebesar 87 %.

Kesiapan untuk melaksanakan workshop maupun pelatihan-pelatihan berkesinambungan selanjutnya hingga penerapan SPM-PT dapat terealisasikan pada setiap unit kerja di lingkungan Universitas maupun Akademi-Akademi Nasional diperlukan komitmen yang kuat sekaligus merupakan perwujudan tanggung jawab pengembangan dan penjaminan mutu pendidikan.

Memperhatikan pentingnya penerapan SMM ISO 9001 : 2008 dalam rangka menunjang penerapan SPM-PT 2008 pimpinan memberikan dukungan secara terus menerus pada setiap upaya Universitas Nasional meningkatkan mutu akademik dan pengembangan sarana prasarana yang diperlukan mencapai penjaminan mutu pendidikan yang kompetitif.
Peningkatan mutu akademik pada dasarnya dapat dilakukan dengan melakukan berbagai kegiatan pelatihan, mendorong peningkatan jenjang pendidikan seperti dari S2 ke S3 serta peningkatan kepangkatan akademik seperti dari Lektor ke Lektor Kepala maupun ke Guru Besar sehingga secara keseluruhan dapat tercipta sumber daya manusia yang berkualitas. Keleluasaan Universitas menerapkan SMM ISO 9001 : 2008 dalam rangka SPM–PT 2008 sesuai peraturan perundangan yang berlaku dan secara bertahap diikuti langkah konkrit mengembangkan sarana serta prasarana yang lebih memadai seperti dibangunnya Selasar Antar Blok dan sarana pendidikan lainnya termasuk meningkatkan kapasitas jaringan teknologi informasi yang secara keseluruhan merupakan upaya pencapaian kualitas penjaminan mutu pendidikan dilingkungan Universitas dan Akademi – Akademi Nasional.

Keinginan untuk menerapkan SPM-PT telah ada sejak beberapa tahun lalu yang kemudian pada tahun 2007 dibentuk Badan Penjaminan Mutu (BPM) yang berada di bawah Rektor untuk merealisasikan penerapan SPM-PT di lingkungan Universitas dan Akademi-Akademi Nasional. Rektor mengapresiasi BPM untuk mengadakan Workshop SMM ISO 9001 : 2008 dalam rangka SPM–PT 2008 sebagai bagian dari Strategi Jangka Panjang Pendidikan Tinggi yang dikenal dengan HELTS 2003 – 2010 (Higher Education Long Term 2003 – 2010) dan hal ini mempertegas strategi meningkatkan daya saing yang mengutamakan mutu sebagai antisipati era globalisasi yang penuh persaingan. Rektor dan jajarannya menegaskan komitmennya untuk menerapkan sepenuhnya SMM ISO 9001 : 2008 untuk menunjang penerapan SMP–PT 2008 dan untuk itu telah pula ditetapkan masing – masing Ketua Unit Penjaminan Mutu sebagai unit pelaksana pada seluruh unit kerja, oleh karena itu sudah seharusnya seluruh pimpinan dan staff melaksanakan sepenuhnya pelaksanaan penerapan SMM ISO 9001 : 2008 SPM–PT 2008 yang diharapkan kedepan berhasil mendorong Universitas dan Akademi – Akademi Nasional lebih baik lagi dan lebih baik lagi.

Oleh karena itu maka Strategi Jangka Panjang Pendidikan Tinggi, yang dikenal juga dengan HELTS 2003-2010, (Higher Education Long Term Strategy 2003-2010), mempertegas strategi meningkatkan daya saing bangsa yang mengutamakan mutu (quality, access and equity, autonomy), sebagai antisipasi era globalisasi yang penuh persaingan dan merupakan paradigma baru yang membawa konsekwensi bagi perubahan gaya pengelolaan dan manajemen para penanggungjawab serta pengelola Perguruan Tinggi, di mana kita semua ada didalamnya.
Keluarnya aspek legal dalam pengelolaan perguruan tinggi yakni UU. 20/2003 tentang Sisdiknas, PP No. 19/2005 tentang SNP, UU Guru dan Dosen dan derivasi peraturan yang terkait, memberi perluasan makna “otonomi” dan “akuntabilitas” Perguruan Tinggi untuk menuju “good university governance” Tuntutan mutu itu memunculkan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) 2008 dengan tiga pilar kebijakan mutu nasional :
1. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI),
2. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) dan
3. Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) sebagai “National Information System (NIS)

Dengan demikian maka Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tingi (SPMI – PT) merupakan kewajiban setiap perguruan tinggi sebagaimana diatur dalam pasal 91 PP No. 19 tahun 2005 dan pentingnya penerapan implementasi SPMI di setiap perguruan tinggi untuk memperkuat daya saing yang semakin ketat.
Didalam Sistem Penyaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi yang mengacu pada
Standar Nasional Pendidikan (SNP) mewajibkan agar setiap perguruan tinggi memenuhi 8 (delapan) standar wajib yang meliputi :
l. Standar Isi,
2. Standar Proses,
3. Standar Kompetensi Lulusan,
4. Standar Dosen dan Tenaga Kependidikan,
5. Standar Sarana dan Prasarana,
6. Standar Pengelolaan,
7. Standar Pembiayaan, dan
8. Standar Penilaian.

Kedelapan standar wajib tersebut intinya juga diadopsi dan merupakan komponen dari Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) yang meliputi :
1. Identitas Program Studi, Perguruan Tinggi dan Badan Hukum Penyelenggara
2. Kurikulum Program Studi
3. Identitas dosen dan penugasannya pada setiap semester.
4. Produktivitas prodi – jumlah lulusan / tahun, penelitian dan publikasi
5. Identitas mahasiswa, beban belajar setiap semester dan raihan prestasinya (IPS)
6. Identitas lulusan (kualitas performance akademik – IPK, masa studi)
7. Fasilitas penunjang akademik – aksesibilitas dan rasio utilitas

Didalam NIS saat ini EPSBED di bawah pengelolaan Dit. Akademik Ditjen Dikti dengan didasari pada Kep.Mendiknas 234/2000 beserta derivasinya, dan berbasis utamanya adalah program studi.
Optimalisasi EPSBED dapat menjadi Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) sebagai satu-satunya NIS yang harus mempertimbangkan beberapa hal :
1. Perubahan anatomi/struktur sistem EPSBED, mulai arsitektur sistem, substansi, sumber dan aliran data, sampai pada tata kelola sistem
2. Perluasan lingkup sistem
3. Kualitas data/informasi (akurasi) menjadi indikator utama
4. Sinkronisasi dan integrasi sistem dalam hal kebutuhan dan pemanfaatan data, baik secara vertikal maupun horizontal
5. Pengelolaan sistem yang independent, bebas dari “conflict of interest”.

PDPT merupakan semua rekaman data yang terdapat di perguruan tinggi baik bersifat akademik maupun non akademik yang bisa berbentuk fakta, obyek, peristiwa, kejadian, proses kerja, hasil kerja yang memerlukan pengelolaan tersistem agar dapat menghasilkan informasi yang bermakna.
Pada hakekatnya PDPT juga merupakan alat bantu penyediaan informasi untuk pengukuran mutu dan alat bantu penyajian baseline informasi untuk perencanaan mutu, sudah barang tentu tidak semua data di perguruan tinggi perlu dikelola menjadi PDPT tetapi obyek data perlu dipilih (sesuai dengan yang dibutuhkan oleh institusi) dan data pilihan perlu dibersihkan (dari kekeliruan, distorsi, duplikasi, tidak lengkap).
Disamping kedelapan standar wajib tersebut untuk mendapatkan nilai lebih perguruan tinggi dapat melengkapi dengan berbagai standar lain yang diisyaratkan seperti :

1. Standar Penelitian Ilmiah,
2. Standar Pengabdian Kepada Masyarakat,
3. Standar Kemahasiswaan,
4. Standar Kesejahteraan,
5. Standar Suasana Akademik,
6. Standar Sistem Informasi,
7. Standar Kerjasama,
8. Standar Kurikulum dan lain – lain yang diperlukan dan dapat dilaksanakan sesuai peraturan perundangan yang berlaku akan menjadi sangat penting dalam evaluasi internal yang dilakukan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi maupun evaluasi eksternal yang dilaksanakan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi.

Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi yang selanjutnya disebut BAN-PT berdasarkan PP No. 19/ 2005 adalah badan evaluasi mandiri yang menetapkan kelayakan program dan/atau satuan pendidikan pada jenjang pendidikan tinggi dengan mengacu pada Standar Nasional Pendidikan, disamping itu BAN-PT mempunyai tugas merumuskan kebijakan operasional, melakukan sosialisasi kebijakan, dan melaksanakan akreditasi perguruan tinggi.
Hasil akreditasi yang bernilai maksimal/ bagus dari sebuah perguruan tinggi akan memberikan banyak manfaat seperti :
Bagi Pemerintah
– Menjamin mutu PT/PS
– Menjamin mutu tenaga kerja
– Informasi untuk pembinaan PT/PS (seperti: penentuan beasiswa/hibah)
Bagi Calon Mahasiswa/ Orang Tua
– Informasi mengenai kualitas Perguruan Tinggi/ Prgram Studi dan lulusannya
Bagi Pasar Kerja Nasional maupun Internasional
– Informasi mengenai kualitas Perguruan Tinggi/ Program Studi dan lulusannya
Bagi Organisasi Penyandang Dana
– Informasi mengenai kualitas Perguruan Tinggi/ Program Studi dan lulusannya
Bagi Perguruan Tingi/ Program Studi sendiri
– Informasi untuk peningkatan kualitas dan perencanaan
– Informasi untuk kemitraan di Dalam Negeri dan Luar Negeri
Dengan demikian maka dapat dikatakan bahwa konsepsi bangunan SPM-PT 2008 meliputi :
1. Substansi pengelolaan mutu dalam perguruan tinggi
2. Menentukan standar mutu yang digunakan sebagai indikator kinerja
3. Standar yang dikelola meliputi 8 standar dan standar yang melampaui

Berkaitan dengan hal tersebut Universitas Nasional telah mengambil langkah penerapan SMM ISO 9001 : 2008 untuk menunjang penerapan SPM–PT dengan menetapkan dan mengesahkan Standar – Standar SPMI yang terdiri dari 8 standar wajib dan mengadopsi 6 prosedur wajib dalam ISO 9001 : 2008 serta 8 standar yang diisyaratkan melebihi standar wajib yang penyusunannya menyelaraskan dengan kondisi dan kebutuhan sesuai visi, misi, dan tujuan Universitas Nasional. Selengkapnya Standar – Standar SPMI Universitas Nasional yang terbagi kedalam 22 standar mutu adalah sebagai berikut :
Buku 1 : Standar Pedoman Mutu dan Pengelolaan
Buku 2 : Standar Mutu Kurikulum
Buku 3 : Standar Mutu Dosen dan Tenaga Kependidikan
Buku 4 : Standar Mutu Pembelajaran
Buku 5 : Standar Mutu Suasana Akademik
Buku 6 : Standar Mutu Kemahasiswaan
Buku 7 : Standar Mutu Sarana dan Prasarana
Buku 8 : Standar Mutu Kompetensi Lulusan
Buku 9 : Standar Mutu Identitas
Buku 10 : Standar Mutu Penelitian
Buku 11 : Standar Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat
Buku 12 : Standar Mutu Sistem Informasi
Buku 13 : Standar Mutu Pembiayaan
Buku 14 : Standar Mutu Penilaian Pendidikan
Buku 15 : Standar Mutu Kesejahteraan
Buku 16 : Standar Mutu Kerjasama Dalam dan Luar Negeri
Buku 17 : Standar Mutu Pengendalian Dokumen
Buku 18 : Standar Mutu Pengendalian Rekaman
Buku 19 : Standar Mutu Produk yang tidak sesuai
Buku 20 : Standar Mutu Audit Internal
Buku 21 : Standar Mutu Tindakan Koreksi
Buku 22 : Standar Mutu Tindakan Pencegahan

Secara keseluruhan standar – standar tersebut telah disahkan dan ditetapkan sebagai Standar – Standar SPMI Universitas Nasional yang saling melengkapinya dalam satu kesatuan persyaratan ISO 9001 : 2008 yang sangat penting dan persyaratan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (SPMI-PT) yang diwajibkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional.
Saat ini Universitas Nasional secara bertahap dan terus menerus menerapkan 22 standar secara konsekuen, dengan kata lain seluruh komponen pengambil kebijakan dan pelaksana kebijakan baik di tingkat Universitas, Akademi, Fakultas maupun unit-unit kerja yang ada di lingkungan Universitas dan Akademi-Akademi Nasional ikut bertanggungjawab dalam pelaksanaan pengelolaan dan manajemen yang berorientasi kepada peningkatan mutu dalam aspek evaluasi, otonomi, akuntabilitas dan akreditasi.
Kita harus bisa menjamin adanya pengelolaan pendidikan tinggi seperti seharusnya, yang mengacu kepada paradigma baru, mendorong institusi melaksanakan peningkatan MUTU dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (SPMI – PT), memenuhi Sistem Penjaminan Mutu Eksternal Perguruan Tinggi (SPME-PT) BAN PT, melakukan evaluasi diri melalui EPSBED secara berkala dan menjadikannya sebagai PDPT, melaksanakan OTONOMI Perguruan Tinggi dengan sebaik-baiknya dan memiliki sistem AKUNTABILITAS atas segala kegiatan sebagai langkah berkesinambungan memperkuat eksistensi dan wewujudkan tanggung jawab penjaminan mutu pendidikan menggapai “good university governance”

e-mail : edyguridno@yahoo.com